I den här guiden får du en överblick över hur du går från produkt till publicerad webboffert i Unitedprofile Sales. Du behöver inte följa momenten i exakt samma ordning varje gång, men flödet nedan är ett bra sätt att komma igång.
Så skapar du en offert
Ett vanligt arbetsflöde ser ut så här:
Hitta produkt → Skapa kalkyl → Lägg till i offert → Anpassa → Förhandsgranska → Publicera → Dela → Följ upp
Du kan anpassa ordningen efter hur du arbetar. Du kan till exempel samla produkter i en offert först och färdigställa kalkylerna senare.
1. Hitta en produkt
Gå till Produkter och sök efter det du vill offerera.
Använd sökning och filter för att hitta rätt produkt. Öppna produkten om du vill se mer information om exempelvis varianter, lager, media och specifikationer.
Från produkten kan du bland annat:
- kontrollera produktinformation, varianter och lager
- skapa en produktbild med kundens logotyp
- skapa en kalkyl
- lägga produkten i en offert
📖 Läs mer: Sök och hitta produkter i Unitedprofile Sales
2. Räkna fram kundens pris
Öppna Kalkyl för produkten och välj de alternativ som ska ingå.
Ett vanligt sätt att bygga kalkylen är att:
- välja produktvariant
- ange antal
- lägga till märkning
- lägga till eventuella extra kostnader
- lägga till eventuell rabatt
Under tiden ser du ditt pris, kundens pris, din förtjänst och marginal.
Om kunden ska kunna jämföra flera alternativ kan du skapa flera kalkyler för samma produkt, exempelvis med olika antal eller märkningar.
📖 Läs mer: Skapa och arbeta med kalkyler
3. Lägg kalkylen i en offert
När kalkylen är klar väljer du Spara kalkyl.
Du kan lägga kalkylen i:
- en offert som du redan arbetar med
- en ny offert
Om du skapar en ny offert anger du ett namn på den. Offerten sparas som Utkast, så att du kan fortsätta arbeta innan kunden får tillgång till den.
4. Anpassa produktbilden vid behov
Om du vill visa hur produkten kan se ut med kundens logotyp kan du använda logotypverktyget.
📖 Läs mer: Lägg kundens logotyp på en produkt
5. Lägg till fler produkter och alternativ
Fortsätt söka efter produkter om kunden ska få ett större urval.
Du kan lägga flera produkter i samma offert och skapa flera kalkyler för en och samma produkt.
Använd miniräknarikonen () för att lägga till ytterligare en kalkyl.
På så sätt kan kunden jämföra både produkter och prisalternativ i samma webboffert.
6. Kontrollera kund och offertinformation
Kontrollera vem offerten ska skickas till. Med Redigera mottagare kan du välja en befintlig kund eller skapa en ny.
Kunderna sparas i Kundregister, där du också kan hitta kunden, se tidigare offerter och skapa en ny offert.
Kontrollera även offertens namn och giltighetstid. Du kan lägga till interna anteckningar som endast används i ditt eget arbete och inte visas för kunden.
Anpassa och slutför offerten
När produkter och kalkyler har lagts till i offerten kan du anpassa hur erbjudandet ska presenteras för kunden.
Byt ordning på produkterna genom att dra dem i ikonen med sex prickar () längst till vänster.
När du är redo väljer du Anpassa och slutför offert.
Här ser du en förhandsvisning av offerten och kan välja eller skapa en offertmall, anpassa texter och produkter och styra vilka uppgifter som ska visas.
Du hittar fyra områden:
- Mallar
- Innehåll
- Produkter
- Layout
Mallar
Under Mallar väljer du hur offerten ska utformas. Du kan använda en av dina egna mallar, utgå från en kollegas mall eller skapa en helt ny.
Dina egna mallar visas under Offertmallar. Under Kollegors mallar hittar du mallar som andra i organisationen har skapat. Där visas också vem som har skapat respektive mall.
Välj den mall du vill använda som utgångspunkt och anpassa sedan offerten efter det aktuella erbjudandet.
Skapa en ny mall
- Öppna Mallar.
- Klicka på Skapa ny mall.
- I rutan Välj bas-tema väljer du Kompakt eller Utökad.
- Anpassa offertens innehåll och utseende.
- När du vill spara utformningen för återanvändning väljer du Spara som mall. Ange ett namn och klicka på Spara.
Du kan läsa mer om hur du sparar och uppdaterar mallar i avsnittet Spara som mall nedan.
Kompakt
Det kompakta utförandet samlar informationen i ett mer koncentrerat format. Produkterna tar mindre plats och flera produkter kan visas på en mindre yta.
Utökad
Det utökade utförandet är luftigare och kan visa mer information om varje produkt.
Innehåll
Under Innehåll anpassar du de delar som gäller hela offerten.
Här kan du bland annat välja typsnitt, kundens referens, extratexter och kundens logotyp samt lägga till en större bild.
Bilden kan även länkas till exempelvis en kampanj på er webbplats och blir då klickbar i webbofferten.
Produkter
Under Produkter anpassar du hur produkterna presenteras. Du kan bland annat lägga till kompletterande text och välja vilka bilder som ska visas.
Bilden med en markerad stjärna är produktens huvudbild och får den mest framträdande placeringen i offerten. Du byter huvudbild genom att markera stjärnan på en annan bild.
Välj vilka extrabilder som ska visas
Du kan välja bort kompletterande bilder som inte ska följa med i offerten. Med knapparna högst upp kan du dölja eller visa samtliga extrabilder.
Layout
Under Layout bestämmer du vilka uppgifter och grafiska delar som ska visas.
Om du exempelvis vill använda offerten mer som en produktpresentation kan du dölja datum eller priser.
Du kan även välja om kundens logotyp och bild på säljaren ska visas.
Aktivera Ingen sidbrytning i produkten om du vill hålla varje produktpresentation samlad.
Om du använder Utökad finns ytterligare inställningar. Du kan bland annat välja om leverantörens produktbeskrivning och produktens specifikationer ska visas.
Spara som mall
När du har anpassat offertens utformning kan du spara den som en mall och återanvända den i kommande offerter.
- Klicka på Spara som mall högst upp i offertredigeraren.
- Ange ett namn i fältet Namn på mall.
- Klicka på Spara.
Hur mallen sparas beror på vilket namn du anger och om den befintliga mallen är din egen eller en kollegas.
Uppdatera en egen mall
Om du sparar med samma namn som en av dina egna befintliga mallar ersätts den befintliga mallen med den nya utformningen.
Vill du behålla din tidigare mall anger du ett nytt namn. Då sparas utformningen som en separat mall.
Skapa en variant av en kollegas mall
Du kan välja en mall under Kollegors mallar, göra dina anpassningar och sedan välja Spara som mall.
När du sparar skapas en egen variant av kollegans mall. Kollegans originalmall ersätts inte, även om du använder samma namn.
Att spara en mall publicerar inte offerten. När du är klar fortsätter du med att förhandsgranska och publicera erbjudandet.
Förhandsgranska och publicera
När du har gjort dina val bör du gå igenom hela förhandsvisningen.
Kontrollera särskilt att:
- rätt produkter visas
- rätt bilder används
- kalkylalternativ och antal stämmer
- priser och texter är korrekta
- kunduppgifterna stämmer
Om något behöver ändras kan du gå tillbaka till offerten eller den aktuella kalkylen innan du publicerar.
Markera offerten som klar för kund
När offerten är färdig väljer du Markera som klar för kund. Offertens status ändras då från Utkast till Publicerad.
När offerten är publicerad kan du Visa webboffert, Kopiera länk eller Ladda ner PDF.
📖 Läs mer: Publicera och dela en webboffert
Dela offerten med kunden
Kopiera offertlänken och skicka den till kunden. Kunden öppnar länken och ser den publicerade webbofferten med de produkter och kalkylalternativ som du har valt att presentera.
Följ upp och gå vidare
Under Mina offerter hittar du dina utkast, publicerade, avslutade och arkiverade offerter.
Där kan du bland annat se offertens status och om kunden har öppnat webbofferten.
När kunden vill beställa
När kunden vill gå vidare kan du skapa en order direkt från offerten.
Du väljer vilka produkter och kalkyler från offerten som ska ingå, granskar kunduppgifter, frakt och orderinformation och slutför sedan ordern.
Ordern skapas i Unitedprofiles Administration och offertens status ändras automatiskt till Avslutad – Blev order.
Om affären avslutas utan order kan offerten i stället markeras som Avslutad – Ej order.
📖 Läs mer:
Följ upp och hantera dina offerter
Skapa order från en offert i Unitedprofile Sales
📖 Läs mer: Skapa order direkt i Unitedprofile Sales
Nästa steg
Vill du lära dig mer om någon del av arbetsflödet? Börja med produktsökningen eller gå vidare till guiderna för kalkyler, offerter och order.
Sök och hitta produkter i Unitedprofile Sales
Relaterad till