Skapa och arbeta med kalkyler

I Kalkylvyn bygger du upp det prisalternativ som du vill presentera för kunden. Här väljer du produktvariant och antal, lägger till märkning, extra kostnader och eventuell rabatt – samtidigt som du ser hur valen påverkar kundens pris, din förtjänst och marginal.

Du kan också välja vilken kund kalkylen gäller. Det är frivilligt, men om kunden har kundspecifika priser eller rabatter används de när kunden är vald i kalkylen.

Så fungerar kalkyler

En kalkyl används för att räkna fram ett konkret prisalternativ för en produkt. Den kan innehålla produkten, märkning, kostnader som hör till märkningen, extra kostnader och rabatt.

Du ser hela tiden ditt pris, kundens pris, din förtjänst och marginal.

Tips: Du kan skapa flera kalkyler för samma produkt. Det är praktiskt om du exempelvis vill erbjuda kunden olika antal eller märkningar.

Kalkylvyn hjälper dig genom de viktigaste valen:

Välj variant → Välj antal → Märkning → Extra-rader → Rabatt

När ett huvudsteg är klart markeras det med en bock. Du behöver däremot inte följa en bestämd ordning, utan kan hoppa mellan delarna och gå tillbaka för att göra ändringar.

Till höger uppdateras kalkylens sammanställning när du ändrar något. Under Prisdetaljer ser du de enskilda prisrader som kalkylen består av, både dina priser och de priser som gäller mot kunden.

Skapa en kalkyl

Du väljer en produkt antingen under Produkter i Unitedprofile Sales eller ute på din vanliga webbsida. Klicka på Skapa kalkyl för att öppna den i kalkylvyn.

Välj kund vid behov

Högst upp i kalkylvyn kan du välja vilken kund kalkylen gäller.

Du behöver inte välja en kund för att skapa en kalkyl. Om kalkylen gäller en specifik kund kan det däremot vara viktigt att välja kunden här, eftersom kundspecifika priser och rabatter då kan användas i beräkningen.

Notera: Kundspecifika priser visas inte ute i produktsökningen. De används först när du väljer kunden i kalkylvyn.

Välj Välj kund för att söka efter en befintlig kund. Du kan söka på företag, kontaktperson, organisationsnummer, telefon eller e-post. Om kunden inte finns kan du skapa en ny direkt här.

1. Välj produktvariant

Välj den variant av produkten som kalkylen ska baseras på.

Du kan öppna steget igen senare om du behöver byta variant.

2. Ange antal

Ange hur många produkter kunden vill ha. Antalet påverkar vilka prissteg som används för både produkten och eventuell märkning.

Du kan öppna Pristabell om du vill kontrollera vilka stafflade priser som finns för olika antal.

3. Lägg till märkning

Under Märkning väljer du hur produkten ska märkas. Beroende på produkt och leverantör kan du behöva välja:

Märkningsmetod.
Tillgängligt märkningsalternativ, exempelvis antal färger.

Kontrollera de prisrader som läggs till under Prisdetaljer. En märkning kan bestå av flera kostnader, exempelvis själva märkningen, packning, kliché och uppsättningskostnad.

4. Lägg till extra rader

Under Extra-rader lägger du till kostnader som inte redan ingår i produktens eller märkningens ordinarie priser.

Det finns färdiga alternativ som Frakt, Startkostnad, Tryck / Märkning och Expressleverans. Du kan också skapa en Manuell rad och själv ange exempelvis text, antal, nettopris och kundpris.

Exempel: En expressleverans kan ha ett nettopris på 200 kr och ett kundpris på 400 kr. På så sätt kan din kostnad och kundens pris anges separat.

5. Lägg till rabatt

Rabatten läggs till som en egen rad. Du anger vilken text kunden ska se och vilket belopp som ska dras av.

Under Beräkningshjälp kan du använda en procentsats för att räkna fram rabatten utifrån produktens pris, märkningen eller båda. Procentsatsen är bara ett hjälpmedel, kunden ser texten du valt och det slutliga rabattbeloppet.

Kontrollera Prisdetaljer

Under Prisdetaljer ser du de rader som ligger till grund för kalkylen och presentationen i offerten.

Du kan växla mellan:

Ditt pris – visar dina kostnader.
Kundens pris – visar priserna som räknas mot kunden.

Här kan bland annat produkten, märkningen, packningen, klichén, extra rader och rabatten visas separat.

Tips: Kontrollera båda lägena innan du sparar. Då ser du både vad kalkylen kostar dig och vad kunden kommer att debiteras.

Ändra, återställ eller dölj en rad

Med pennikonen vid en prisrad kan du exempelvis ändra radens text eller styckepris. Ett manuellt ändrat ursprungspris markeras internt i Prisdetaljer, men markeringen visas inte för kunden.

Vill du gå tillbaka till ursprungsuppgifterna använder du Återställ rad.

Med ögonikonen kan du i stället dölja en rad från kundens pris.

Att dölja en rad för kunden tar inte automatiskt bort din egen kostnad. Om exempelvis en uppsättningskostnad döljs kan leverantörens kostnad fortfarande finnas kvar, vilket försämrar din förtjänst och marginal. Kontrollera därför alltid marginalen efter att du har dolt en rad.

Håll koll på förtjänst och marginal

Till höger i Kalkylvyn visas en löpande sammanställning med Din förtjänst eller täckningsbidrag (TB), Marginal, Ditt pris och Kundens pris.

Värdena räknas om när du exempelvis ändrar antal eller märkning, lägger till en extra rad eller rabatt, ändrar ett pris eller döljer en rad.

Om kalkylen får en kraftigt avvikande eller negativ marginal visas en intern varning. Kunden ser inte varningen.

Kontrollera mer produktinformation

Pristabell

Här ser du produktens stafflade priser för olika antal. Priserna visas som ditt pris / kundens pris, och det kan finnas separata pristabeller för produkten och märkningen.

Lager

Här ser du lagersaldot för den valda produktvarianten. Du kan även byta variant för att kontrollera lagret för ett annat alternativ.

Leverantör

Här hittar du den leverantörsinformation som finns tillgänglig för produkten, exempelvis kontaktuppgifter, orderadress, företagsuppgifter och varumärken.

Spara kalkylen

När allt ser rätt ut väljer du Spara kalkyl. Därefter väljer du vilken offert kalkylen ska läggas till i eller skapar en ny offert.

Om du har valt en kund i kalkylen delas offerterna upp för att göra kundkopplingen tydlig. Du kan se:

Offerter för samma kund – offerter som är kopplade till kunden du har valt i kalkylen.
Offerter utan kund – offerter som ännu inte har någon kund kopplad.
Offerter med annan kund – offerter som är kopplade till en annan kund.

Uppdelningen gör det enklare att se vilken kund en offert tillhör och minskar risken att en kalkyl som är beräknad för en viss kund läggs i en annan kunds offert.

Kontrollera kundkopplingen: Om kalkylen är beräknad utifrån en viss kunds priser bör den läggas i en offert för samma kund.

Välj den offert du vill använda eller Skapa ny för att skapa en ny offert.

Om kalkylen behöver ändras senare kan du öppna den igen, göra justeringarna och spara på nytt.

Skapa flera kalkyler för samma produkt

En produkt kan ha flera kalkyler. På så sätt kan kunden jämföra olika alternativ utan att samma produkt behöver läggas in flera gånger i offerten.

Exempel:
Kalkyl 1 – 500 st: Produkt och märkning beräknas för 500 stycken.
Kalkyl 2 – 5 000 st: Samma produkt i större volym, eventuellt med ett annat pris eller en rabatt.

Du kan också skapa alternativ med olika produktvarianter, märkningar, extra kostnader eller rabatter.

Fortsätt arbeta

När kalkylen är klar kan du arbeta vidare på olika sätt beroende på kundärendet. Du kan lägga kalkylen i en offert, skapa en produktvisualisering med kundens logotyp eller gå vidare mot order.

Relaterad till