När en offert har publicerats fortsätter arbetet i Offerter och på startsidan i Sales. Där ser du offertens status, om kunden har öppnat webbofferten och vilka offerter som kan behöva följas upp.

Hitta och följ dina offerter

Gå till Offerter i huvudmenyn. Här samlas både pågående och tidigare offerter, så att du enkelt kan gå tillbaka till ett kundärende.

För varje offert visas information som hjälper dig att snabbt förstå var den befinner sig i processen, till exempel kund, produkter, status, giltighetstid och om webbofferten har öppnats.

Du kan också gå via Kundregister om du vill se offerterna för en specifik kund. Där ser du hur många offerter som har skapats åt kunden och kan öppna dem direkt.

Utkast

En offert har status Utkast så länge du arbetar med den och ännu inte har valt Markera som klar för kund. Kunden kan inte se webbofferten i det här läget.

Du kan öppna utkastet igen och fortsätta arbeta med bland annat:

• produkter och kalkyler
• produktbilder
• offertens innehåll
• presentation och layout

Du kan också förhandsgranska webbofferten utan att publicera den. När allt är klart väljer du Markera som klar för kund.

Läs mer: Skapa och anpassa en offert

Publicerad

När du väljer Markera som klar för kund publiceras offerten och får status Publicerad. Webbofferten blir då tillgänglig via sin unika länk.

Från den publicerade offerten kan du bland annat Visa webboffert, Kopiera länk och Ladda ner PDF.

Ej öppnad

Om en publicerad offert ännu inte har öppnats av kunden visas Ej öppnad. Det innebär att Sales ännu inte har registrerat någon öppning av offertlänken.

Den informationen kan hjälpa dig att bedöma nästa steg. En offert som fortfarande är Ej öppnad efter några dagar kan till exempel behöva följas upp på ett annat sätt än en offert som kunden redan har tittat på.

När kunden öppnar offerten

När kunden öppnar länken till webbofferten registreras det i Sales. Under Offerter kan du se att offerten har öppnats, tillsammans med datum och tid.

Det ger dig ett bättre underlag inför nästa kontakt med kunden.

Få ett meddelande när offerten öppnas

Du behöver inte själv kontrollera varje offert. Under Inställningar kan du välja hur du vill bli meddelad när kunden öppnar en offert.

Du kan till exempel välja att få ett e-postmeddelande första gången kunden öppnar offerten. Det kan göra det enklare att följa upp vid rätt tillfälle.

Läs mer: Inställningar i Unitedprofile Sales

Använd startsidan för att prioritera

På startsidan i Sales finns området Att göra nu. Där lyfts sådant som behöver din uppmärksamhet, bland annat offerter som behöver följas upp.

Kontrollera offertens giltighetstid

Offerter har en giltighetstid som visas i offerten och offertinformationen. Under Inställningar kan du ange en standardgiltighet som används som utgångspunkt när nya offerter skapas.

Kontrollera ändå giltighetstiden innan du publicerar en offert, särskilt när ett kundförslag behöver andra villkor än standardinställningen.

Återanvänd en tidigare offert

Välj Kopiera offert om du vill använda en befintlig offert som utgångspunkt för en ny.

Exempel: Om samma kund vill ha ett nytt förslag med några andra produkter kan du kopiera den tidigare offerten och anpassa den, i stället för att börja om från början.

Kontrollera alltid mottagare, priser, kalkyler, giltighetstid och produktinformation innan den nya offerten publiceras.

När arbetet med offerten är färdigt

När arbetet med en offert är färdigt kan du välja Markera som avslutad och ange hur affären slutade. Om du skapar ordern direkt från offerten i Sales sätts statusen Avslutad – Blev order automatiskt.

• Avslutad – Blev order – affären resulterade i en order.
• Avslutad – Ej order – affären avslutades utan order.

Arkivera en offert

Om du inte längre vill ha en offert bland dina aktuella offerter kan du välja Arkivera.

Offerten finns då kvar men läggs undan från de aktuella offerterna.

När kunden vill gå vidare

När kunden vill beställa kan du skapa en order direkt från offerten i Sales.

Välj Skapa order från offerten. Därefter väljer du vilka produkter och kalkyler som ska ingå och går vidare till att granska ordern.

Innan ordern slutförs kan du kontrollera kunduppgifter, produkter, totalsumma och hur ordern ska hanteras.

När ordern är skapad finns den i Unitedprofiles Administration och offerten får automatiskt status Avslutad – Blev order.

Läs mer: Skapa order från offert

Ett enkelt arbetssätt för uppföljning

1. Börja på Start. Kontrollera Att göra nu och se vilka offerter som behöver din uppmärksamhet.
2. Öppna Offerter. Kontrollera offertens status och om kunden har öppnat webbofferten.
3. Bedöm nästa aktivitet. En Ej öppnad och en öppnad offert kan behöva följas upp på olika sätt.
4. Fortsätt arbeta med affären. Kontakta kunden och hantera eventuella ändringar eller nya önskemål.
5. Ta affären vidare. Skapa order direkt från offerten när kunden vill gå vidare. Om affären avslutas på annat sätt markerar du utfallet manuellt eller arkiverar offerten om den bara ska läggas undan.

På så sätt kan du använda Sales både för att skapa och följa upp offerter och för att ta affären vidare till order när kunden är redo.

Fortsätt utforska Sales

Nu har du gått igenom det grundläggande offert- och uppföljningsflödet i Unitedprofile Sales. Läs vidare om de funktioner som är relevanta för ditt arbete.

• Hitta och använd produktlistor i Sales – hitta och återanvänd relevanta produkturval.
• Arbeta med kunder i Kundregister – hitta kunder och se deras tidigare offerter.
• Inställningar i Unitedprofile Sales – anpassa Sales efter hur du vill arbeta.
• Skapa order från offert – ta en färdig affär vidare direkt till order.