Publicera och dela en webboffert

När offerten är färdig kan du publicera den och dela den med kunden. Fram till dess ligger den som Utkast, vilket innebär att kunden inte kan se webbofferten – även om du själv har förhandsgranskat den.

💡 Tips: Kontrollera alltid offerten innan du markerar den som klar för kund.

Innan du publicerar

Innan du publicerar offerten kan du kontrollera och justera innehållet utan att det blir synligt för kunden.

Kontrollera gärna att:

rätt mottagare och kontaktuppgifter visas
offertnummer och giltighetstid stämmer
introduktion och övriga kundtexter är korrekta
rätt produkter, produktbilder och kalkylalternativ visas
priser och den övergripande presentationen stämmer

Offerten ligger kvar som Utkast tills du aktivt publicerar den.

Förhandsgranska webbofferten

Innan du publicerar kan du öppna webbofferten för att se hur den kommer att presenteras för kunden.

När offerten fortfarande är ett utkast visas information om att det är en förhandsgranskning och att offerten ännu inte är synlig för kunden.

Om något behöver ändras går du tillbaka till offerten och fortsätter arbeta.

Webboffert eller PDF?

Du kan även skapa en PDF-version om du eller kunden behöver offerten som ett traditionellt dokument.

Webbofferten ger samtidigt funktioner som PDF-versionen inte har. Kunden får en egen sida för offerten, och Sales kan registrera när kunden öppnar den unika offertlänken.

Du behöver inte välja mellan formaten. Samma offert kan användas både som webboffert och PDF.

Publicera offerten

När du har kontrollerat att allt stämmer är det dags att publicera webbofferten.

Välj Markera som klar för kund.
Bekräfta att du vill publicera offerten.
Offertens status ändras från Utkast till Publicerad.

Först när offerten är publicerad blir webbofferten tillgänglig för kunden.

Notera: Det är publiceringen – inte skapandet eller förhandsgranskningen – som avgör när kunden kan komma åt webbofferten.

Dela webbofferten med kunden

När offerten är publicerad finns flera alternativ för att visa och dela den.

Visa webboffert

Välj Visa webboffert för att öppna den publicerade offerten så som kunden ser den.

Kopiera länk

Välj Kopiera länk för att kopiera kundens unika länk till webbofferten. Du kan sedan klistra in länken exempelvis i ett e-postmeddelande till kunden.

Ladda ner PDF

Välj Ladda ner PDF om du vill spara och dela offerten som ett dokument.

Vad ser kunden?

När kunden öppnar länken visas offerten på en egen webbsida i återförsäljarens webbmiljö.

Kunden kan bland annat se:

information om säljaren
offertnummer och giltighetstid
offertens introduktion
produkter och produktbilder
de kalkylalternativ som ingår

Har du skapat produktvisualiseringar med kundens logotyp kan de användas som produktbilder i offerten.

Se när kunden öppnar offerten

En fördel med webbofferten är att Sales kan registrera när kunden öppnar länken.

Gå till Offerter. Där kan en publicerad offert först visas som Ej öppnad. När kunden har öppnat länken visas datum och tid för öppningen.

Det gör det enklare att avgöra när det passar att följa upp offerten.

Få e-post när kunden öppnar

Under Inställningar kan du välja hur du vill bli meddelad när kunden öppnar en offert.

Aktivera Skicka e-post när kunden öppnar offerten första gången om du vill få en notifiering vid kundens första öppning.

Följ upp från Start

På Start finns området Att göra nu, där aktuella offerter som behöver uppmärksamhet kan visas.

Här kan du få stöd i att hålla koll på offerter som exempelvis behöver följas upp efter att de har skickats.

När kunden vill gå vidare

När kunden vill beställa kan du skapa en order direkt från offerten i Sales. Du behöver alltså inte gå via webbshoppen för att lägga ordern.

Välj Skapa order från offerten. Därefter väljer du vilka produkter och kalkyler som ska ingå och går vidare till att granska ordern.

Innan ordern slutförs kan du bland annat kontrollera kunduppgifter, orderinformation och totalsumma samt välja hur ordern ska hanteras.

När ordern är skapad finns den i Unitedprofiles Administration och offerten får automatiskt status Avslutad – Blev order.

💡 Tips: Om kunden redan från början är redo att beställa kan du även gå direkt från produkter och kalkyler till order, utan att först skapa och publicera en offert.

Läs mer: Skapa order från offert

Hantera offerten vidare

Under Offerter kan du hantera både pågående, publicerade och avslutade offerter.

Kopiera offert – använd en befintlig offert som utgångspunkt för en ny.
Markera som avslutad – avsluta affären och ange om den blev order eller inte.
Arkivera – flytta undan en offert som du inte längre behöver bland dina aktuella offerter.

En avslutad offert får status Avslutad – Blev order eller Avslutad – Ej order beroende på utfallet. Om du skapar ordern direkt från offerten sätts Avslutad – Blev order automatiskt.

Vad händer när ordern skapas?

Att publicera en offert skapar i sig ingen order. Det är först när du väljer att skapa och slutföra en order som en order skapas i Unitedprofiles Administration.

Hur ordern därefter hanteras beror på vilken orderprocess du väljer när ordern skapas.

Säljorder – ordern skapas i Administration utan att e-post skickas till dig eller beställaren och utan synkronisering mot eventuella integrationer.
Standard / Faktura – ordern hanteras enligt det vanliga orderflödet, med e-post, eventuella integrationer och attestering enligt era inställningar.

Eventuell fortsatt beställning mot produktleverantören hanteras enligt de orderrutiner och integrationer som gäller för ert konto.

Kort sammanfattning

Utkast → Förhandsgranska → Publicera → Dela → Kunden öppnar → Följ upp → Skapa order

Det viktigaste att komma ihåg är att kunden inte kan se webbofferten medan den är ett utkast. När offerten har publicerats kan den delas och följas upp, och när kunden vill gå vidare kan ordern skapas direkt från offerten i Sales.

Fortsätt läsa

Läs mer om hur du följer upp offerter och vad de olika offertstatusarna betyder.

Relaterad till