När du har hittat produkterna du vill presentera och skapat dina kalkyler samlar du dem i en offert i Unitedprofile Sales. En offert kan innehålla flera produkter, produkter från olika leverantörer och flera kalkylalternativ för samma produkt.
Lägg till produkter i offerten
Från en produkt väljer du Lägg till i offert. Därefter kan du fortsätta arbeta med fler produkter och lägga till dem i samma offert.
Du behöver inte göra allt färdigt innan produkten läggs till. Kalkyler och produktbilder kan även bearbetas när produkten redan finns i offerten.
Exempel:
Produkt → Kalkyl → Offert
eller:
Produkt → Offert → Kalkyl
Arbeta med offerten
När du öppnar offerten ser du produkterna som ingår tillsammans med information om bland annat mottagare, offertnummer, giltighetstid och interna anteckningar.
Högst upp i offertvyn finns åtgärder för att exempelvis skapa en ny offert, kopiera den aktuella offerten, avsluta den eller arkivera den.
Välj eller redigera mottagare
Under Mottagare ser du vilken kund offerten är kopplad till. Välj Redigera mottagare för att öppna kunduppgifterna i panelen till höger.
Där kan du välja en befintlig kund från Kundregister eller skapa en ny kund. Du kan också uppdatera uppgifterna för den kund som redan är vald.
Arbeta med produkterna
För varje produkt i offerten kan du bland annat:
- arbeta vidare med kalkyler
- anpassa produktbilder och skapa logotypvisualiseringar
- ändra produktens placering i offerten
- ta bort produkten
Om en produkt saknar kalkyl visas Inga kalkyler tillgängliga. Du kan då öppna kalkylfunktionen direkt från offerten och skapa kalkylen där.
Har produkten redan en eller flera kalkyler visas de tillsammans med produkten.
Ändra ordningen på produkterna
Flytta produkterna så att de visas i den ordning du vill presentera dem för kunden.
Du kan exempelvis lägga ditt rekommenderade alternativ först och därefter visa andra alternativ.
Använd flera kalkyler för samma produkt
Du behöver inte lägga till samma produkt flera gånger för att presentera olika alternativ. En produkt kan ha flera kalkyler.
Exempel: Kunden kan få två alternativ för samma produkt:
- Alternativ 1 – 100 st
- Alternativ 2 – 250 st
På så sätt blir det enkelt för kunden att jämföra alternativen.
Läs mer: Skapa och arbeta med kalkyler
Anpassa produktbilderna
Från produkten i offerten kan du öppna Logo på bilder. Där kan du lägga till kundens logotyp eller text och spara den bearbetade bilden på produkten.
Om produkten har flera bilder kan du bearbeta flera av dem. Det innebär att du först kan bygga offertunderlaget och sedan skapa de visualiseringar som faktiskt behövs.
Läs mer: Lägg kundens logotyp på en produkt
Skriv interna anteckningar
I offertvyn finns Interna anteckningar. Här kan du skriva information som du behöver i ditt eget arbete, exempelvis något att komma ihåg inför nästa kontakt med kunden.
Anpassa och slutför offerten
När produkter och kalkyler är klara väljer du Anpassa och slutför offert. Då öppnas offertredigeraren, där du anpassar hur offerten ska presenteras för kunden och samtidigt ser en förhandsvisning.
Offertredigeraren är uppdelad i fyra huvudområden:
- Mallar
- Innehåll
- Produkter
- Layout
Mallar
Under Mallar väljer du hur offerten ska utformas. Du kan använda en befintlig offertmall eller skapa en ny.
När du skapar en ny mall väljer du först om den ska baseras på Kompakt eller Utökad. Därefter kan du anpassa offertens innehåll och utseende.
Mallar delas inom organisationen. Det gör det möjligt att använda en gemensam företagsmall, samtidigt som du kan skapa en egen variant med till exempel egen text eller banner.
Innehåll
Under Innehåll anpassar du information som gäller hela offerten, exempelvis texter, kundens logotyp och andra delar som ska visas i presentationen.
Produkter
Under Produkter styr du hur produktinformationen presenteras. Webbofferten kan visa produkten tillsammans med exempelvis produktbild, produktinformation och de kalkylalternativ du har valt.
Layout
Under Layout gör du ytterligare anpassningar av offertens presentation och väljer vilka delar som ska visas.
Kontrollera offerten innan du går vidare
Medan du arbetar ser du en förhandsvisning av offerten. Använd den för att kontrollera helheten innan du går vidare.
Kontrollera att:
- rätt mottagare och rätt produkter visas
- dina kontaktuppgifter är korrekta
- produktbilder och kalkylalternativ är rätt
- introduktion och övriga kundtexter stämmer
- giltighetstiden är korrekt
Det här är en bra sista kontrollpunkt innan du förhandsgranskar den färdiga webbofferten.
Förhandsgranska webbofferten
När du vill se hur offerten kommer att se ut för kunden kan du öppna webbofferten från offertvyn.
Så länge offerten har status Utkast är webbofferten en förhandsgranskning och ännu inte tillgänglig för kunden.
Skapa en PDF
Du kan skapa en PDF-version av offerten när du behöver den i ett traditionellt dokumentformat.
PDF-versionen och webbofferten fyller olika funktioner. Webbofferten ger kunden en egen sida för erbjudandet och gör det möjligt för Sales att registrera när kunden öppnar länken.
Offerten är fortfarande ett utkast
Det är viktigt att skilja på att förhandsgranska och att publicera offerten.
Att du har färdigställt innehållet, tittat på webbofferten eller skapat en PDF innebär inte att webbofferten har publicerats.
Offerten ligger kvar som Utkast tills du aktivt väljer Markera som klar för kund.
Först därefter blir webbofferten tillgänglig för kunden.
Vad händer sedan?
När offerten är färdig markerar du den som klar för kund. Då ändras statusen från Utkast till Publicerad.
I den publicerade offertvyn kan du bland annat Visa webboffert, Kopiera länk och Ladda ner PDF.
När kunden senare öppnar länken registreras det i Sales, så att du kan följa upp affären.
Om kunden vill gå vidare kan du skapa en order direkt från offerten. Du väljer då vilka produkter och kalkyler som ska ingå och granskar ordern innan den slutförs.
När ordern skapas får offerten automatiskt status Avslutad – Blev order.
Läs mer:
Publicera och dela en webboffert
Skapa order från offert
Relaterad till